Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 26 août 2026 Version : 1.0

1. Préambule

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont ADN SYSTEMES collecte, traite et protège les données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation du service MyQapsule, accessible via le site my-qapsule.fr, ses applications associées et les dispositifs physiques (bornes / kiosks) mis à disposition dans le cadre des événements.

Nous nous engageons à respecter le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD), la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (Informatique et Libertés) ainsi que les recommandations et lignes directrices de la CNIL.

2. Responsable de traitement et contact

Responsable de traitement : ADN SYSTEMES 25 ter rue Jean Moulin – ZA du Coulmet 10450 Bréviandes – France SIREN : 750 248 312 Téléphone : +33 (0)3 53 50 11 66

Délégué à la protection des données (DPO) : Un point de contact dédié à la protection des données est joignable à l’adresse : dpo@adn-systemes.fr

Toute question relative à la présente politique ou à l’exercice de vos droits peut être adressée à cette adresse.

3. Définitions

• Utilisateur : toute personne physique utilisant le service MyQapsule, quel que soit son rôle (organisateur, co-organisateur, invité, revendeur, administrateur).
• Organisateur : personne physique ou morale qui crée un événement sur MyQapsule et invite des tiers à y contribuer.
• Invité : personne accédant à un événement à l’invitation de l’organisateur, pour consulter, déposer ou commenter des contenus.
• Revendeur : professionnel commercialisant l’offre MyQapsule dans le cadre d’un partenariat.
• Contenu : toute photo, vidéo, commentaire ou interaction déposé sur MyQapsule par un utilisateur.

4. Rôles au sens du RGPD

Selon la nature du traitement, ADN SYSTEMES agit :

• En qualité de responsable de traitement pour la gestion des comptes utilisateurs (organisateurs, co-organisateurs, revendeurs), la facturation, la sécurité, la modération, l’exploitation technique du service et la relation commerciale.
• En qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD pour l’hébergement et la mise à disposition des contenus déposés par les invités dans le cadre d’un événement. Dans ce cas, l’organisateur est responsable de traitement et lui incombe notamment l’obligation d’informer les personnes photographiées et de recueillir leur consentement conformément aux articles 13 et 14 du RGPD, ainsi que le respect du droit à l’image des personnes concernées.

Un contrat de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD encadre cette relation entre ADN SYSTEMES et l’organisateur.

5. Données collectées et finalités des traitements

5.1. Création et gestion des comptes utilisateurs

Données collectées : identifiant unique, nom d’utilisateur, pseudonyme, adresse e-mail, rôle, adresse postale (le cas échéant), date d’acceptation des CGU, version des CGU acceptée, adresse IP et user-agent lors de l’acceptation.

Finalités : création et administration du compte, authentification, exécution des services souscrits, conservation de la preuve de consentement aux CGU.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) et obligation légale de conservation de la preuve (art. 6.1.c).

5.2. Gestion des clients professionnels et des revendeurs

Données collectées : raison sociale, SIRET, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, coordonnées du contact commercial, historique des échanges liés à la demande de partenariat.

Finalités : contractualisation, facturation, relation commerciale, gestion du programme partenaires.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) ; intérêt légitime pour la prospection B2B (art. 6.1.f).

5.3. Création et déroulement des événements

Données collectées : nom de l’événement, dates, paramètres, langue, paramètres de galerie, associations organisateur / co-organisateurs / participants, associations événement / dispositifs physiques.

Finalités : fourniture du service événementiel, gestion des droits d’accès, association des dispositifs (bornes / kiosks) à l’événement.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b).

5.4. Accès des invités aux événements

Données collectées : identifiant technique de connexion, dates de première et dernière connexion, demandes d’accès (nom, adresse e-mail, message), liste d’e-mails autorisés (whitelist), statut de la demande.

Finalités : gestion des accès à l’événement, sécurisation contre les accès non autorisés, communication avec l’invité relative à sa demande.

Base légale : exécution du contrat conclu avec l’organisateur (art. 6.1.b) ; intérêt légitime relatif à la sécurité (art. 6.1.f).

5.5. Hébergement des contenus (photos, vidéos, commentaires, mentions « j’aime »)

Données collectées : contenus multimédias déposés par les invités et l’organisateur, métadonnées associées, commentaires, mentions « j’aime », destinataires désignés.

Finalités : hébergement des contenus, mise à disposition auprès des personnes autorisées, animation de la galerie de l’événement.

Rôle d’ADN SYSTEMES : sous-traitant (l’organisateur est responsable de traitement).

Base légale : exécution du contrat conclu par l’organisateur avec ses invités ; consentement des personnes concernées recueilli par l’organisateur.

5.6. Modération et signalement de contenu

Données collectées : identifiant du contenu signalé, identité et coordonnées du déclarant (le cas échéant), motif du signalement, adresse IP, user-agent, description, journal des changements de visibilité.

Finalités : traitement des signalements de contenus illicites, respect des obligations de retrait au titre de la LCEN et du Digital Services Act (règlement UE 2022/2065), sécurité des utilisateurs.

Base légale : obligation légale (art. 6.1.c) et intérêt légitime lié à la sécurité et à la modération (art. 6.1.f).

5.7. Communications (e-mails transactionnels et notifications)

Données collectées : adresse e-mail, nom, contenu du message, gabarit utilisé, statut d’envoi, notifications applicatives.

Finalités : envoi des notifications liées au service (confirmations, alertes de rétention, invitations, etc.), envoi de communications commerciales le cas échéant.

Base légale : exécution du contrat pour les messages transactionnels (art. 6.1.b) ; consentement pour les messages promotionnels (art. 6.1.a).

5.8. Gestion des dispositifs physiques (bornes et kiosks)

Données collectées : identifiant du dispositif, nom, statut, hôte, système d’exploitation, version d’agent, configuration technique, propriétaire, jetons d’appairage, informations d’authentification, historique de mise à disposition et de restitution.

Finalités : provisionnement, maintenance, sécurité et exploitation des dispositifs mis à disposition dans le cadre du service.

Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) et intérêt légitime relatif à la sécurité opérationnelle (art. 6.1.f).

5.9. Journalisation et traçabilité

Données collectées : identité de l’auteur de l’action, nature de l’action, entité concernée, métadonnées techniques, horodatage.

Finalités : traçabilité des actions sensibles, détection d’incidents de sécurité, réponse aux demandes des autorités compétentes, gestion des différends.

Base légale : obligation légale (art. 6.1.c) et intérêt légitime (art. 6.1.f).

6. Destinataires et sous-traitants

Les données à caractère personnel sont accessibles, dans la limite du besoin d’en connaître :

• aux collaborateurs d’ADN SYSTEMES en charge de l’exploitation, du support technique et de la relation commerciale du service MyQapsule ;
• aux revendeurs partenaires, uniquement pour les événements qu’ils commercialisent, dans les limites définies par leur contrat ;
• aux sous-traitants d’ADN SYSTEMES agissant conformément à l’article 28 du RGPD, dont notamment :
  • ADISTA S.A.S. (SIREN 323 159 715, 20 rue Blaise Pascal, 54320 Maxéville) — hébergement de l’infrastructure ;
  • un prestataire de traitement des paiements ;
  • un prestataire d’envoi d’e-mails transactionnels et de notifications ;
  • le cas échéant, d’autres prestataires techniques listés sur demande auprès du DPO.

7. Transferts hors Union européenne

Aucune donnée à caractère personnel traitée dans le cadre du service MyQapsule ne fait l’objet d’un transfert en dehors de l’Union européenne.

L’ensemble des sous-traitants d’ADN SYSTEMES sont établis dans l’Union européenne et hébergent les données au sein de l’Union européenne. En cas d’évolution, la présente politique sera mise à jour et les garanties appropriées (clauses contractuelles types ou décision d’adéquation) seront mises en place et documentées.

8. Durées de conservation

Au terme de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière restreinte lorsqu’une obligation légale l’impose.

9. Sécurité des données

ADN SYSTEMES met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir un niveau de sécurité adapté au risque, conformément à l’article 32 du RGPD, et notamment :

• hébergement au sein de l’Union européenne chez un prestataire professionnel (ADISTA) ;
• chiffrement des flux (HTTPS/TLS) sur l’ensemble des accès ;
• cloisonnement des environnements (production, préproduction, développement) ;
• gestion granulaire des droits d’accès et journalisation des actions sensibles ;
• authentification forte des comptes à privilèges ;
• sauvegardes régulières et procédures de restauration testées ;
• audit et mises à jour de sécurité périodiques ;
• politique interne de sensibilisation des collaborateurs à la protection des données.

En cas de violation de données susceptible d’engendrer un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, ADN SYSTEMES notifiera la CNIL dans les 72 heures et informera les personnes concernées lorsque la réglementation l’exige (art. 33 et 34 RGPD).

10. Cookies et traceurs

L’utilisation de cookies et traceurs sur le site MyQapsule fait l’objet d’une politique de cookies dédiée, accessible depuis le pied de page du site. Elle précise la finalité de chaque cookie, sa durée de conservation et les moyens de le refuser à tout moment.

11. Vos droits

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») : demander la suppression de vos données dans les cas prévus par la réglementation.
• Droit à la limitation du traitement : demander la suspension du traitement de vos données dans certaines situations.
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit d’opposition : vous opposer au traitement de vos données pour des motifs tenant à votre situation particulière ou, s’agissant de prospection, à tout moment et sans motif.
• Droit de retirer votre consentement à tout moment, lorsque le traitement est fondé sur celui-ci, sans que ce retrait n’affecte la licéité du traitement effectué avant.
• Droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès (art. 85 de la loi Informatique et Libertés).

Comment exercer vos droits : Adressez votre demande à dpo@adn-systemes.fr ou par courrier à ADN SYSTEMES – DPO, 25 ter rue Jean Moulin, ZA du Coulmet, 10450 Bréviandes. Une pièce justificative d’identité pourra vous être demandée en cas de doute raisonnable sur votre identité.

Nous nous engageons à répondre dans un délai d’un mois à compter de la réception de votre demande, prorogeable de deux mois en cas de demande complexe.

Cas particulier des invités à un événement : l’organisateur étant responsable de traitement pour les contenus publiés dans le cadre de son événement, les demandes relatives à ces contenus (accès, suppression de photos vous représentant) doivent être adressées en priorité à l’organisateur. ADN SYSTEMES apporte à l’organisateur l’assistance technique nécessaire pour répondre à ces demandes et peut, en cas de contenu manifestement illicite, procéder au retrait sans délai à la suite d’un signalement.

Signalement d’un contenu : un formulaire de signalement est mis à disposition sur chaque contenu du service. Vous pouvez également nous écrire à signalement@my-qapsule.fr.

12. Mineurs

Le service MyQapsule n’est pas destiné aux mineurs de moins de 15 ans. La création d’un compte suppose d’avoir la capacité juridique de conclure un contrat. Pour un événement impliquant des mineurs, l’organisateur s’engage à recueillir l’ensemble des autorisations parentales requises et à respecter les dispositions relatives à la protection des mineurs et au droit à l’image.

Si vous constatez qu’un compte a été créé par un mineur sans les autorisations requises, merci de nous le signaler à dpo@adn-systemes.fr afin que nous procédions à sa suppression.

13. Modification de la politique

La présente politique de confidentialité pourra être modifiée pour tenir compte des évolutions légales, réglementaires ou du service. La version applicable est celle publiée sur le site à la date de votre consultation. En cas de modification substantielle, vous en serez informé par un moyen approprié (bandeau d’information, e-mail).

14. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits n’ont pas été respectés, vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :

CNIL — 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 Téléphone : 01 53 73 22 22 Site : www.cnil.fr